Exemple de page de suivi client pour la création d'un site Internet

Une page de suivi, c'est une page privée par client qui dit, à tout moment, où en est son site : ce qui est fait, ce qui reste à faire, et qui doit le faire. Le client n'a plus besoin de vous écrire pour savoir où en est le projet, et vous gardez une trace écrite de ce qui a été décidé.

Voici un modèle complet, tiré d'un vrai suivi de projet d'agence. Le client, les noms de domaine, les personnes et les dates ont été remplacés par un exemple fictif : un site vitrine de location de villas, avec des liens vers une plateforme de réservation.

En tête de page, ce que le client doit retrouver sans chercher : le but du site et qui fait quoi.

• Client : Villas Exemple (location de villas avec piscine).

• Objectif : un site WordPress qui présente les villas à louer, avec un lien vers la plateforme de réservation pour chaque villa.

• Le site doit être modifiable par le client sans faire appel à l'agence.

• Contenus de départ : écrits par le client, intégrés par l'agence.

• Contenus ensuite : écrits et intégrés par le client.

• Hébergement et mises à jour : par l'agence, dans un forfait mensuel de maintenance.

Tous les accès du projet au même endroit, pour le client comme pour vous :

• Site : https://www.villas-exemple.example (protégé par un mot de passe jusqu'au lancement).

• Administration : https://www.villas-exemple.example/wp-admin/

• Tutoriels : les vidéos et fiches de prise en main du site, dans l'administration.

• Nom de domaine : le compte du client chez son bureau d'enregistrement.

Le bloc le plus lu de la page : l'étape actuelle, datée, en une ligne. Mettez-le à jour après chaque intervention.

• Site finalisé ensemble (le client et le chef de projet) le 7 mai, en visio.

• Solde réglé le 18 mai ; forfait mensuel (hébergement et mises à jour) payé jusqu'au 31 décembre.

Gardez les étapes précédentes en dessous, de la plus récente à la plus ancienne. C'est la mémoire du projet en cas de désaccord.

• 2 mai : côté client, finalisation des contenus, prise en main du site, intégration des textes. Côté agence, en attente : support technique et petites modifications.

• Jusqu'au 23 avril : client en vacances, projet en pause.

Le détail de chaque phase suit plus bas. Ici, l'avancement global :

Étape réduite à quelques échanges d'emails pour réduire le coût du projet. Cela a marché grâce à une bonne entente avec le client, mais avec des limites implicites et des compromis.

Noms de domaine achetés et gérés par le client (configuration, renouvellements, emails). Le pointage vers le serveur est fait par l'agence, dans le compte du client.

Dernière version de WordPress, mises à jour faites par l'agence dans le cadre du forfait de maintenance.

Design sur mesure à partir des éléments fournis par le client (logo, couleurs), avec un constructeur de pages pour que le client puisse modifier son site sans l'agence.

Demande non retenue : un menu transparent avec la vidéo qui passe dessous. Pas possible dans le cadre de ce site.

Notez aussi ce qui a été refusé et pourquoi : c'est ce qui évite la même discussion trois semaines plus tard.

La partie qui bloque le plus souvent un projet : la rendre visible sur la page de suivi, avec le nom du client en face, change beaucoup de choses. Voir aussi Votre client n'envoie pas les contenus de son site.

Site en ligne sur le serveur de l'agence, en conditions de production.

La dernière partie de la page sert à autre chose : montrer au client tout ce qui peut faire vivre son site une fois en ligne. Chaque ligne est une prestation que vous pouvez chiffrer ensuite.

• Une page par client, réservée à ce client (voir ci-dessous), envoyée dès la signature du devis.

• Datez chaque mise à jour dans « Où en est le projet », et gardez l'historique en dessous.

• Qui fait quoi sur chaque tâche : le client voit tout de suite ce qu'on attend de lui.

• Notez les décisions et les refus (ce qui a été demandé, ce qui a été écarté, pourquoi).

• Mettez le paiement dans le suivi : acompte, solde, maintenance payée jusqu'à quelle date.

• Finissez par l'après-lancement : c'est la première étape de la vente suivante.

Le plus important avant de vous en servir avec un vrai client : la page ne doit être visible que par lui. Elle parle de ses délais, de ses retards et de ses paiements : rien de tout cela ne doit se retrouver dans Google, ni sous les yeux d'un autre client.

Trois façons de la protéger, de la plus simple à la plus sûre :

• Un lien secret non listé : une adresse impossible à deviner (par exemple /suivi/villas-exemple-7f3k9q), absente du menu, du plan du site et des listes d'articles. C'est simple, mais toute personne qui a le lien voit la page.

• Un mot de passe par page : WordPress le fait sans extension (visibilité « Protégé par mot de passe »). Donnez le mot de passe à part, jamais dans le même email que le lien.

• Un accès donné à un compte précis : le client se connecte avec son propre compte et ne voit que sa page. C'est le plus sûr, mais il faut un outil qui le permet : un espace client, ou une extension de restriction de contenu.

Dans tous les cas, demandez aux moteurs de ne pas indexer la page (réglage « noindex » de votre extension SEO ou de votre CMS). Sans lui, une page de suivi restée publique par oubli finit tôt ou tard dans les résultats de recherche.

Pour le début et la fin du projet, voir l'onboarding client et l'offboarding à la livraison du site.